Inschrijving Oekraïense ontheemden
Oekraïense ontheemden die in Kampen verblijven moeten zich inschrijven bij de gemeente Kampen. Zij staat dan ingeschreven in de Basisregistratie Personen (BRP). De gemeente heeft documenten nodig om de inschrijving compleet te maken. Wanneer niet alle documenten ingeleverd zijn kan dit problemen opleveren op het moment dat u een huwelijk of geregistreerd partnerschap aan wilt gaan, een aanvraag wilt doen bij de Sociale Verzekeringsbank of wilt naturaliseren tot Nederlander.
Welke documenten moet u aanleveren?
Voor de registratie hebben we een geboorteakte uit uw geboorteplaats nodig. Bent u getrouwd of gescheiden in Oekraïne? Dan moet u daar ook bewijs voor aanleveren bij de gemeente Kampen. In de wet staat dat burgers verplicht zijn om deze documenten aan te leveren bij hun gemeente.
Hoe levert u de documenten aan?
U levert de originele, vertaalde en gelegaliseerde documenten bij ons in. De documenten moeten compleet en origineel zijn. Na verwerking krijgt u de documenten natuurlijk weer terug. Als u de documenten wilt inleveren op het stadhuis moet u hiervoor een afspraak maken bij de gemeente. Maak online een afspraak via www.kampen.nl/afspraak-maken en kies voor ‘documenten inleveren’.
Kijk voor informatie over de voorwaarden voor uw documenten op https://www.nederlandwereldwijd.nl/legaliseren/buitenlandse-documenten. Of kijk op de Engelstalige site https://www.netherlandsworldwide.nl/legalisation/foreign-documents/ukraine.
Vragen?
Heeft u vragen over het aanleveren van documenten? Neem dan contact op met het team Burgerzaken via telefoonnummer 14 038 of per e-mail burgerzaken@kampen.nl.
Veelgestelde vragen
Ik ben geregistreerd in het BRP, waarom moet ik alsnog brondocumenten aanleveren?
U bent ingeschreven op basis van de gegevens in uw paspoort. Dit is niet genoeg voor een inschrijving. Het is daarom nodig brondocumenten aan te leveren. Deze brondocumenten bevestigen wie u bent, wie uw ouders zijn, wie uw partner is en wie uw kinderen zijn. Allerlei overheidsinstanties in Nederland werken samen op basis van deze informatie. Is de informatie niet compleet? Dan levert dit problemen op. Het is bij wet verplicht brondocumenten aan te leveren, daarom vragen we dit nu van alle Oekraïense ontheemden.
Moet ik het document in Nederland laten vertalen?
Dat kan, maar dit mag ook in Oekraïne. Wel moet de vertaling dan gelegaliseerd worden met stempel of sticker: een apostille. Deze toont aan dat de handtekening op het document echt is. Dat betekent 1 apostille op het originele document en 1 apostille op de vertaling.
Moet de vertaling naar Nederlands worden gedaan?
Nee, dit mag naar Engels, Nederlands, Frans of Duits. Wel moet dit altijd door een beëdigd vertaler worden gedaan. De apostille op de vertaling is alleen vereist als deze in Oekraïne is opgesteld. Een vertaling die in Nederland is opgesteld is meteen klaar voor gebruik.
Moet ik naar Oekraïne om deze documenten te regelen?
Nee, u kunt dit vanuit Nederland regelen met behulp van een notaris in Oekraïne. De notaris kan de documenten voor u opvragen bij de overheid. Hij kan ze laten legaliseren met een apostille. Daarna kan hij een vertaalbureau vragen het document te vertalen. Daarna maakt de notaris ook een apostille op de vertaling. Hij stuurt daarna de documenten per koerier naar Nederland.
Moet ik de documenten in mijn woon- of geboorteplaats regelen?
Nee, bij het uitbreken van de oorlog is het archief (bevolkingsregister DRATsS) opengesteld. U kunt overal in Oekraïne een aanvraag doen, wel duurt het langer wanneer dit buiten uw regio is (tot 30 dagen).
Wat als het register verloren is gegaan en deze documenten niet meer beschikbaar zijn?
Het archief is online beschikbaar, u kunt de aanvraag doen in een andere regio. Lukt dit ook niet, vraag dan om een verklaring waarom u niet aan het document kunt komen en lever deze in bij de gemeente.
Hoe lang duurt het voordat de documenten klaar zijn?
Afhankelijk van de regio waar u woonde kan dit variëren van drie weken tot drie maanden.
Wat kost het om de documenten te regelen?
Wanneer u het via een notaris in Oekraïne laat doen kost dit ongeveer € 100 (inclusief vertaling, twee keer een apostille en verzending per koerier). Laat u documenten in Nederland vertalen en legaliseren dan kan dit meer dan het dubbele zijn. Dit is een schatting en kan meer of minder zijn afhankelijk van uw situatie. U kunt hieraan geen rechten ontlenen.
Ik heb geen geld om deze documenten te regelen. Wat moet ik doen?
Er zijn geen uitzonderingen of vrijstellingen vanwege de kosten. Wel kunt u de documenten op een later moment inleveren.